外貿(mào)粗放模式難合大勢(shì)，軟件化管理漸成主流

自從歐美這兩塊大市場(chǎng)深陷經(jīng)濟(jì)危機(jī)以來(lái)，外貿(mào)形勢(shì)每況日下，大部分外貿(mào)企業(yè)都遭遇了訂單縮水的無(wú)奈和折磨，一部分實(shí)力較弱的企業(yè)甚至關(guān)門了事。目前雖然歐美經(jīng)濟(jì)走出了衰退泥潭，但是市場(chǎng)依然沒(méi)有根本復(fù)蘇，此外，越南、印度、印尼等國(guó)也正以其低廉的制造成本與中國(guó)企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)，總之中國(guó)外貿(mào)企業(yè)的出口之路依然不輕松。

在此背景下，外貿(mào)企業(yè)如何提高競(jìng)爭(zhēng)力成為一道重大議題。除了成本壓縮、產(chǎn)品革新、質(zhì)量維護(hù)之外，對(duì)外貿(mào)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)、客戶關(guān)系、訂單跟蹤的管理也成重中之重。

雨果網(wǎng)獲悉，如今已有越來(lái)越多外貿(mào)企業(yè)開始采用專業(yè)的軟件來(lái)管理團(tuán)隊(duì)、客戶及訂單等各個(gè)環(huán)節(jié)，摒棄以往粗放式的管理模式，在價(jià)格優(yōu)勢(shì)日漸喪失的趨勢(shì)下，從公司管理中提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

外貿(mào)企業(yè)遇到了哪些管理難題？

福建泉州的一位外貿(mào)公司老板向雨果網(wǎng)介紹了外貿(mào)企業(yè)普遍在管理方面遇到的幾個(gè)問(wèn)題：

一、業(yè)務(wù)員難管。很多業(yè)務(wù)員干了幾年甚至一段時(shí)間之后就提出了辭職。此時(shí)，顧客資料和顧客關(guān)系很可能被其帶走，而新人來(lái)了之后，對(duì)老業(yè)務(wù)員留下的各類錯(cuò)綜復(fù)雜的客戶資料難以上手，業(yè)務(wù)由此陷入了青黃不接的尷尬境地；

二、業(yè)務(wù)員飛單。部分業(yè)務(wù)員未能恪守職業(yè)道德，私吞訂單，與其他公司合作或者自己與顧客建立合作關(guān)系，以此獲得比業(yè)務(wù)提成更高的回報(bào)；

三、客戶流失嚴(yán)重。顧客在不知不覺著中流失了，但是顧客為何流失？業(yè)務(wù)員是如何將其跟丟的？我們往往無(wú)法掌握具體的細(xì)節(jié)，不知道從哪方面著手調(diào)整；

四、訂單、數(shù)據(jù)、單證管理混亂。隨著業(yè)務(wù)的增多，企業(yè)手頭上積累的顧客、郵件、單據(jù)越來(lái)越多，變得愈發(fā)龐雜而無(wú)序，要查找一個(gè)郵件或單據(jù)都要大費(fèi)周折，導(dǎo)致工作效率低下；

五、公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)反饋，導(dǎo)致資金積壓，利用率極低。

這些問(wèn)題該如何解決呢？雨果網(wǎng)為此采訪了廈門某LED公司總經(jīng)理Owen。

Owen本人也遇到了上述類似的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)一番摸索之后，最終找到了較好的解決方式。

Owen稱：“上班期間，所有的員工都在伏案工作，都在啪嘰啪嘰地敲打著鍵盤，但是他們具體在做什么我們卻不得而知。是否偷懶倒是其次，最主要的是我們要知曉他們與顧客溝通的進(jìn)度如何，遇到了哪些問(wèn)題，我們是否可以在必要的時(shí)候介入并提供指導(dǎo)。我們不能到每年年終時(shí)才來(lái)總結(jié)員工的工作得失，而是應(yīng)當(dāng)從始至終地對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行管控，這樣才不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，才能收到最好的效果?！?

他表示，外貿(mào)企業(yè)要如何對(duì)員工的日常工作進(jìn)行精細(xì)化的管控呢？除了對(duì)員工面對(duì)面交流探討之外，對(duì)其郵件、訂單的系統(tǒng)化管理是非常重要的。

“早些年，我們得逐一地查看、統(tǒng)計(jì)各類單據(jù)和合同，這樣做的效率是非常低的。如今，專業(yè)化的外貿(mào)軟件可以幫我們統(tǒng)計(jì)并生成各類數(shù)據(jù)，大大提高了管理效率。不過(guò)，市面上的外貿(mào)軟件琳瑯滿目而良莠不齊，我經(jīng)過(guò)好幾次的篩選和嘗試，也交了一些‘學(xué)費(fèi)’，最后還是發(fā)現(xiàn)睿貝外貿(mào)軟件用起來(lái)得心應(yīng)手。睿貝軟件有很多優(yōu)點(diǎn)，其界面簡(jiǎn)潔明了，即便沒(méi)什么軟件知識(shí)的外貿(mào)新手也可以很快入手，這省去了不少培訓(xùn)的時(shí)間，此前我也選擇了一些外貿(mào)軟件，其架構(gòu)體系過(guò)于龐雜，我自己研究了很長(zhǎng)時(shí)間才掌握了使用方法，因此我也曾花費(fèi)了大量時(shí)間指導(dǎo)員工如何操作軟件。外貿(mào)軟件本來(lái)是一個(gè)工具，越簡(jiǎn)約越好，工具本身不能成為障礙，但是很多軟件沒(méi)辦法做到這點(diǎn)，而睿貝外貿(mào)軟件卻很好地克服了這個(gè)問(wèn)題，如今我和我的團(tuán)隊(duì)用起來(lái)得心應(yīng)手。此外，該軟件自定義功能很強(qiáng)，數(shù)據(jù)分析很到位。其基于B/S架構(gòu)，可以移動(dòng)辦公，不需要安裝客戶端，在全球各個(gè)地方，只要有瀏覽器、網(wǎng)絡(luò)就能使用這一軟件，非常便捷。”O(jiān)wen補(bǔ)充道。

Owen進(jìn)一步指出：“如今外貿(mào)業(yè)務(wù)往來(lái)的主要溝通渠道是郵件，隨著顧客數(shù)量的增加和溝通的深入，我們的郵件越來(lái)越多。每當(dāng)點(diǎn)開郵箱時(shí)，來(lái)自不同國(guó)家、不同公司的郵件撲面而來(lái)，令我們眼花繚亂，不免心理發(fā)怵。毫無(wú)疑問(wèn)，梳理、歸類這些郵件是我們提高工作效率的重要步驟。借助專業(yè)的外貿(mào)軟件，我們便捷地理清如同一團(tuán)亂麻的郵件?！?

外貿(mào)老板如何用軟件來(lái)管理公司？

據(jù)Owen介紹，睿貝外貿(mào)軟件有一個(gè)強(qiáng)大的郵件管控功能，包括“員工管理”，包括“工作檢查”和“員工業(yè)績(jī)排行榜”。

通過(guò)“工作檢查”功能，企業(yè)管理者以總賬號(hào)登錄之后，可以看到一個(gè)如同“控制表盤”一樣的界面。此時(shí)每個(gè)員工的工作情況一目了然，該員工有幾封未讀郵件？本月與幾個(gè)新顧客建立了溝通關(guān)系？15天或者30天內(nèi)沒(méi)有聯(lián)系的顧客有幾個(gè)？等等。

僅僅知曉該員工收發(fā)了多少郵件并不能讓一個(gè)管理者知曉其業(yè)務(wù)進(jìn)度，因此軟件還專門提供了另外一個(gè)功能——員工的工作業(yè)績(jī)排行榜：該員工本月報(bào)價(jià)幾次？拿下了幾個(gè)合同？合同金額多少？所有的細(xì)節(jié)都一目了然。

這無(wú)異于將員工在工作中的所有行為都置于放大鏡之下，纖毫畢露。

此外，作為一個(gè)業(yè)務(wù)管理人員或者公司所有人，資金是他們非常關(guān)心的一個(gè)事項(xiàng)。通過(guò)這一智能化軟件，應(yīng)收款、應(yīng)付款、收款單、付款單等一一展示在一個(gè)界面上，可以隨時(shí)點(diǎn)擊查看和跟進(jìn)，讓管理者對(duì)公司的資金動(dòng)向了解得一清二楚。

管理者總攬全局，并引導(dǎo)公司的業(yè)務(wù)走向，因此需要對(duì)業(yè)務(wù)的宏觀趨勢(shì)有一個(gè)把握。該軟件因此專門設(shè)置了一個(gè)“統(tǒng)計(jì)報(bào)表”功能。通過(guò)這一功能，管理者可以看到近一個(gè)月、兩個(gè)月、乃至更長(zhǎng)時(shí)間的業(yè)務(wù)趨勢(shì)狀況，包括阿里詢盤轉(zhuǎn)化率、本月總詢盤數(shù)、成交顧客數(shù)、建檔總數(shù)等等。這些數(shù)據(jù)都以餅圖、柱狀圖、線形圖等來(lái)顯示，非常直觀易懂。

業(yè)務(wù)員飛單、顧客資料流失怎么辦？為了杜絕這一損失，睿貝軟件提供了“客戶管理功能”，凡是業(yè)務(wù)員聯(lián)系的顧客，其詳細(xì)資料過(guò)都會(huì)歸檔處理，即便業(yè)務(wù)員離職后，管理者依然可以有條不紊地與原有顧客聯(lián)系。新來(lái)的接替者面對(duì)著齊全而詳細(xì)的顧客資料，也可以很順暢地接受前任的工作，而不至于使業(yè)務(wù)陷入青黃不接的尷尬境地。（文/雨果網(wǎng) 吳以輝）

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