外貿(mào)技巧：使用WORD+OUTLOOK群發(fā)郵件（圖文版）

編者按：作者為浙江永康一家公司的外貿(mào)經(jīng)理張兵（Nick），多年從事外貿(mào)工作。

關(guān)于使用WORD+OUTLOOK 群發(fā)的教程（圖文版），需要的工具：一般Microsoft Office 2007 以上版本含有此教程需要的兩個(gè)工具OUTLOOK 和WORD。（下圖）

下載并安裝Office 之后，在Outlook 打開(kāi)之后需要綁定一個(gè)賬戶。建議使用gmail 郵箱，并且添加至少2 個(gè)gmail 郵箱賬戶。

具體如下：

把框內(nèi)的內(nèi)容準(zhǔn)確填寫(xiě)?？梢圆贿x擇“手動(dòng)配置服務(wù)器類型或其他服務(wù)器類型”，outlook 會(huì)自動(dòng)設(shè)置完成的。

添加賬戶之后，如圖所示。Gmail 服務(wù)器設(shè)置如右圖。

在這里，為了和自己常用的主郵箱提前關(guān)聯(lián)起來(lái)，可以增加設(shè)置一點(diǎn)，這一點(diǎn)也是解決日后和客戶變更聯(lián)系郵箱問(wèn)題的方法。

打開(kāi)outlook，工具---賬戶設(shè)置---可以看到上圖的界面，可以看到已添加的所有郵箱。點(diǎn)擊“更改---其他設(shè)置（右下角）”，彈出界面如下：

除了第一行是默認(rèn)自己添加的郵箱賬戶之外，“其他用戶信息”下面的兩處均為默認(rèn)空白。

組織：可以填上自己公司的簡(jiǎn)短名字，不要用公司全稱，也最好不要全稱。答復(fù)電子郵件：指的是你回復(fù)郵件顯示的郵箱地址，這里可以填上自己的企業(yè)郵箱，或者其他常用郵箱。完成之后，outlook 的設(shè)置基本完成。

下面是利用word 群發(fā)郵件的方法步驟。

在此之前要求業(yè)務(wù)員本身有良好的整理客戶資料的習(xí)慣。Excel 表格要登記客戶的詳細(xì)信息。如圖：

注意看紅框之內(nèi)的內(nèi)容，后面需要對(duì)比此處內(nèi)容。還有excel 下部的工作表。也特別注意紅框內(nèi)的工作表名稱，后續(xù)對(duì)比。

在你有完善的客戶列表之后，就相當(dāng)于你有了一份完善的數(shù)據(jù)庫(kù)。下面打開(kāi)新建的word文檔，來(lái)進(jìn)行下一步。

打開(kāi)word 文檔之后，寫(xiě)上你要發(fā)出去的開(kāi)發(fā)信。以下作為舉例。

完成開(kāi)發(fā)信的內(nèi)容之后，點(diǎn)擊“郵件”這一欄目。如圖：

“選擇收件人”下拉列表里面，點(diǎn)擊“使用現(xiàn)有列表”。如圖：

然后會(huì)彈出如下窗口，選擇你的客戶列表的文件路徑，找到你的客戶列表。（在此說(shuō)明一點(diǎn)：如果你的客戶列表是加密的excel 文件，那么你必須事先在打開(kāi)excel 里面打開(kāi)你的客戶列表，不然會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。）如圖：

找到之后，雙擊你的客戶列表，會(huì)出現(xiàn)如下窗口。

注意看名稱這一列，然后對(duì)比你的客戶列表里面的工作表名稱，是否這就是你的所有工作表呢？選擇你想聯(lián)系的工作表里面的客戶，選中之后，點(diǎn)擊“確定”。比如說(shuō)我選擇的是“Google$”這個(gè)列表，那么會(huì)出現(xiàn)如下窗口。

在這里的粗線框里面，是否就是你的客戶列表里面為客戶信息設(shè)置的第一欄呢？這點(diǎn)注意到了，繼續(xù)往下。

在name 這一欄里面選擇你需要發(fā)郵件的客戶，如果全部需要發(fā)郵件，那么就按照默認(rèn)的全部選擇就好。（在我的客戶列表里面這一欄是name，當(dāng)然你們的可能是contact person，

或者person 什么的，每個(gè)人設(shè)置的不一樣，這里顯示的就不一樣。）另外我這里沒(méi)有把全部的客戶名字輸入子在客戶列表，如果實(shí)在找不出客戶名字，可以輸入Mr.或者是Mrs. ，一般還是Mr.比較好一些。

點(diǎn)擊確定之后界面回到你的開(kāi)發(fā)信上。這時(shí)候請(qǐng)把鼠標(biāo)的光標(biāo)放在你的開(kāi)發(fā)信 開(kāi)頭的Dear 后面空一格的位置，如圖:

之后，請(qǐng)點(diǎn)擊“插入合并域”

點(diǎn)擊之后，出來(lái)下拉框如圖。請(qǐng)注意看這個(gè)下拉框，里面的所有項(xiàng)目是不是就是你的客戶列表里面客戶信息的第一欄呢？對(duì)比一下。

對(duì)比過(guò)之后，是否一個(gè)不差呢？這就對(duì)了，繼續(xù)下一步。

點(diǎn)擊過(guò)“name”之后，看看你的Dear 后面，是否像這樣呢？

這就是你插入的“域”，下一步你就會(huì)明白了。

點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”，看一下Dear 后面的變化。你的客戶名字一個(gè)個(gè)的就在插入的域的位置顯示出來(lái)了。這就就可以進(jìn)行最后一步了。

點(diǎn)擊“完成并合并”，在下拉框里面選擇“發(fā)送電子郵件”。之后出來(lái)這樣的窗口。如圖:

填入你想好的郵件主題，點(diǎn)擊確定。

Word+outlook 會(huì)自動(dòng)開(kāi)始郵件發(fā)送進(jìn)程。

在此期間outlook 是否打開(kāi)是不會(huì)影響郵件發(fā)送的，因?yàn)闀?huì)自動(dòng)打開(kāi)outlook（前提是電腦郵件客戶端默認(rèn)設(shè)置是outlook）。

如果想要看發(fā)送效果，可以打開(kāi)outlook 查看“發(fā)件箱”或者“已發(fā)送郵件夾”。

建議：建議每個(gè)客戶工作表里面不要超過(guò)100 個(gè)客戶資料，因?yàn)槿绻阋粋€(gè)gmail 賬戶短時(shí)間內(nèi)發(fā)送太多封郵件的話，會(huì)導(dǎo)致gmail 郵箱暫時(shí)的被限制，導(dǎo)致莫名其妙的發(fā)送失敗。

這也是為什么建議outlook 添加至少兩個(gè)郵箱賬戶的原因，發(fā)送過(guò)一個(gè)客戶列表之后，可以在outlook“賬戶設(shè)置”里面把另外一個(gè)賬戶“設(shè)為默認(rèn)值”，然后從第二個(gè)郵箱賬戶發(fā)送郵件，這樣以此類推。

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