13年外貿(mào)老鳥親授：11個(gè)抄底技巧，輕松接待客戶拿下數(shù)百單！

當(dāng)國(guó)外采購(gòu)商來到你的工廠驗(yàn)廠時(shí)，接待客戶的外貿(mào)業(yè)務(wù)員將發(fā)揮至關(guān)重要的作用，如果不夠?qū)I(yè)，或做的不好，就可能導(dǎo)致客戶、訂單的流失。

你必須確?？蛻魧?duì)你、工廠和產(chǎn)品都有一個(gè)深刻的印象，以便成功促成訂單。

在這13年多的外貿(mào)生涯中，Mike接待了不計(jì)其數(shù)的來自世界各地的海外客戶，達(dá)成訂單沒有一千也有幾百，

今天Mike想跟大家分享一下自己在對(duì)接客戶方面的心得體會(huì)，提供一些有用的經(jīng)驗(yàn)和技巧，幫助大家在接待國(guó)外采購(gòu)商時(shí)更加得心應(yīng)手，拿下更多訂單。

01、簽證問題

實(shí)際上，要獲取官方邀請(qǐng)函是非常困難的，需要提交大量的資料。有時(shí)候還需要提交幾年的交易記錄和文件。這不僅需要耗費(fèi)時(shí)間和精力，最后還有可能被拒絕。因此，通常情況下我們會(huì)向客戶提供一份公司出具的文件，客戶簽章后自行前往當(dāng)?shù)刂袊?guó)大使館嘗試申請(qǐng)。

邀請(qǐng)函的模板并不是固定的，主要需要寫明來訪者的詳細(xì)信息以及來訪目的等。如果沒有邀請(qǐng)函模板，可以添加我的微信索取。

在客戶到來之前，最好先與客戶聯(lián)系，確認(rèn)到訪時(shí)間、人數(shù)、天數(shù)以及其他客戶可能存在的需要。

2、收集資料

客戶來訪后，如果表達(dá)了購(gòu)買產(chǎn)品的意向，您應(yīng)與客戶商談?dòng)唵渭?xì)節(jié)和合作條款。這包括確定目標(biāo)產(chǎn)品、價(jià)格、包裝、交貨期限和付款方式等。

請(qǐng)確保您接受并能夠滿足所有條款，以避免在后續(xù)談判中出現(xiàn)無法解決的問題。

即使客戶已經(jīng)到訪，如果您無法達(dá)成協(xié)議，那么這次會(huì)議也是沒有意義的。

因此到訪前與客戶的溝通尤為重要。

03、準(zhǔn)備資料

根據(jù)客戶提供的信息，你需要準(zhǔn)備一些必要且針對(duì)性的資料，包括但不限于產(chǎn)品圖冊(cè)、認(rèn)證報(bào)告、合作文件（合同、發(fā)票等），以備在需要時(shí)進(jìn)行交流和使用。

這些資料和文件也可以通過電子郵件或傳真在客戶來訪之前發(fā)送給客戶，以便客戶在來訪之前更好地了解你們的產(chǎn)品和服務(wù)。

04、第一印象

當(dāng)客戶到達(dá)工廠時(shí)，重要的是要給客戶留下一個(gè)好的第一印象。

你需要確保所有必要的生產(chǎn)設(shè)施都能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，以及客戶可以看到目標(biāo)產(chǎn)品的整個(gè)生產(chǎn)過程，從原材料到成品。此外，確保工廠的干凈整潔和消防措施的健全也非常重要。

在講解生產(chǎn)線、生產(chǎn)流程和產(chǎn)品制造工藝等方面，你需要提供專業(yè)的“導(dǎo)游式服務(wù)”，以顯示出你們公司的專業(yè)水平和價(jià)值。同樣重要的是，必須向客戶詳細(xì)介紹你們的質(zhì)量控制體系和檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，以建立客戶對(duì)后期合作的信心和對(duì)你們的信任度。

如果你是一個(gè)新的外貿(mào)公司（或工廠剛開始轉(zhuǎn)型做外貿(mào)），你可能需要找一個(gè)臨時(shí)翻譯來幫助你溝通，尤其是當(dāng)客戶不會(huì)講中文，你也不會(huì)英文的情況下。

但即使如此，Mike建議外貿(mào)公司應(yīng)該盡可能雇用專業(yè)的外貿(mào)人才，以便更快地看到成效。如果公司缺乏外語人才，客戶可能會(huì)懷疑公司的正式性、可信性和專業(yè)性。

且在表達(dá)任何方面信息的時(shí)候，務(wù)求真實(shí)，不要想著糊弄客戶，因?yàn)橹e言早晚要露餡兒，這是信譽(yù)問題，一旦東窗事發(fā)，你就徹底失去了這個(gè)客戶。

05、入住問題

如果客戶第一次來，很難找到合適的旅店入住，最好提供一些旅游指南和推薦的酒店清單供客戶選擇，這樣客戶可以更方便地安排住宿。

當(dāng)然，如果客戶有需要，可以提供幫助預(yù)定房間，但不需要為客戶墊付房款，除非是非常大的客戶，且公司有預(yù)算，外貿(mào)業(yè)務(wù)員不必個(gè)人墊付，這需要根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況和政策來決定。

除此之外，還可以提供客戶接送服務(wù)，以便客戶在旅行中更加便利。

06、提供針對(duì)性、定制化服務(wù)

客戶來訪的主要目的是了解你們的真實(shí)性、規(guī)模、專業(yè)度等，但核心需求是了解你們能否提供他們需要的產(chǎn)品。因此，在客戶來訪之前，你應(yīng)該提前與客戶溝通，了解客戶的具體需求，然后根據(jù)客戶的需求選擇相應(yīng)的產(chǎn)品或提供定制化方案，并準(zhǔn)備好樣品。

當(dāng)客戶來訪時(shí)，你應(yīng)向客戶展示你們的產(chǎn)品，讓他們了解產(chǎn)品的材質(zhì)、生產(chǎn)工藝、市場(chǎng)價(jià)值、優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用場(chǎng)景等多重價(jià)值。

在參觀工廠期間，你需要主動(dòng)引導(dǎo)客戶參觀工廠中的各種產(chǎn)品和設(shè)備，展示產(chǎn)品的制造工藝和質(zhì)量控制流程，并回答任何客戶可能提出的問題。如果你自己對(duì)產(chǎn)品相關(guān)的更深層次的問題不太熟悉，最好有產(chǎn)品技術(shù)人員在場(chǎng)，這樣不僅能解答生產(chǎn)問題，還能解答產(chǎn)品問題。

客戶來訪時(shí)，你應(yīng)該多了解客戶的需求，包括客戶對(duì)產(chǎn)品、包裝、交期、運(yùn)輸方式等的要求。如果客戶在產(chǎn)品上有特殊需求，應(yīng)該盡可能地為客戶提供定制化的方案，以滿足客戶的需求。

這樣不僅能促成合作，還能讓客戶感受到你們的專業(yè)。

07、提供樣品

客戶離開時(shí)，讓他們攜帶一些小樣品以便回去與產(chǎn)品經(jīng)理、同事、領(lǐng)導(dǎo)或下游受眾商討具體決定。

在準(zhǔn)備樣品之前，一定要充分了解客戶的實(shí)際需求。提前詢問客戶對(duì)產(chǎn)品的具體要求，例如規(guī)格、材料、顏色、質(zhì)量等，以便在準(zhǔn)備樣品時(shí)可以更有針對(duì)性。

可以提供不同類型的樣品，以便客戶可以從中選擇最合適的產(chǎn)品。同時(shí)告訴客戶“我們提供OEM服務(wù)”，以防客戶看不到自己想要的現(xiàn)成產(chǎn)品就失去了興趣。

準(zhǔn)備的樣品質(zhì)量要好，但不要刻意為之。確保樣品與實(shí)際生產(chǎn)的產(chǎn)品保持一致，而且樣品應(yīng)盡可能接近客戶所需要的產(chǎn)品，并能夠展示產(chǎn)品的全部特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

在提供樣品時(shí)，應(yīng)提供詳細(xì)的樣品說明，包括樣品的特點(diǎn)、用途、材質(zhì)、價(jià)格等方面的信息，以便客戶更好地了解產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。我們不能單方面依賴客戶自行檢測(cè)，也要主動(dòng)表達(dá)產(chǎn)品的價(jià)值，吸引客戶的興趣。

08、飲食習(xí)慣、宗教信仰

國(guó)外客戶的飲食習(xí)慣也是很重要的，我們必須給予足夠的重視。在接待客戶時(shí)，應(yīng)該提前詢問客戶的飲食習(xí)慣、宗教信仰等，并避免在選擇餐廳和菜品時(shí)隨意決定，特別是在宗教方面，一定要避免犯忌諱。

09、贈(zèng)送定制化禮品

如有可能，贈(zèng)送意向大的客戶一些禮物，建議是定制化的產(chǎn)品，具體可參考Mike在“揭秘行業(yè)展會(huì)吸引和留住高質(zhì)量客戶的6大殺招”一文中給出的建議，重點(diǎn)就是讓客戶感受到你們的用心，且禮物比較實(shí)用。

10、積極跟進(jìn)，主動(dòng)成交

客戶回國(guó)后，要積極保持聯(lián)系，及時(shí)跟進(jìn)客戶，以求針對(duì)樣品或合作的反饋和意見，并對(duì)客戶提出的問題和建議給予積極的回應(yīng)和解決方案，以展現(xiàn)我們作為供應(yīng)商的專業(yè)度以及我們的服務(wù)質(zhì)量。

要及時(shí)跟進(jìn)客戶的訂單需求，并向客戶發(fā)送合同、發(fā)票等資料主動(dòng)提出成交（當(dāng)然，在工廠也要這么做），不要害怕主動(dòng)提出成交，這很關(guān)鍵。如果客戶后期有任何其他問題或需要修改訂單細(xì)節(jié)，你要及時(shí)回復(fù)客戶并提供針對(duì)性的可行性方案，積極促成訂單。

不過重點(diǎn)還是如Mike在年銷量過億大客戶，卻突稱“預(yù)算不足”要撤單？一文中所述，利益 OR 威脅，只有這樣的信息才能催動(dòng)客戶積極促成訂單。否則對(duì)方不緊不慢，別的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手又加緊行動(dòng)，我們的優(yōu)勢(shì)就會(huì)逐漸減弱。

此外，還有一些其他的建議可以幫助維持與客戶的良好關(guān)系，例如：

01、定期向客戶發(fā)送最新產(chǎn)品信息和市場(chǎng)趨勢(shì)分析，以展示我們的專業(yè)知識(shí)和行業(yè)洞察力。

02、在重要客戶的生日或其本土重要節(jié)日時(shí)發(fā)送問候和祝福，或贈(zèng)送定制化的禮品，以增強(qiáng)親密感和關(guān)系。

03、在重要行業(yè)展會(huì)或會(huì)議上與客戶見面，以展示我們的產(chǎn)品和服務(wù)，提升商業(yè)黏性。

11、避免主動(dòng)提紅包

很多外貿(mào)小伙伴咨詢Mike是否應(yīng)該給客戶紅包。如果客戶沒有明確表示，不要多此一舉。

對(duì)方可能不是采購(gòu)人員，而是老板。即使你通過社交媒體了解了客戶的具體職能，確定不是老板，也不要這樣做?？赡軐?duì)方不喜歡這種行為，甚至反感。

即使不反感，他們也可能懷疑你們公司或貨物是否存在問題，想要蒙混過關(guān)。因此，不要畫蛇添足自找麻煩。

遵循以上建議，相信可以幫助你解決大部分問題，避免大部分麻煩，并獲得更多訂單。

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