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2023-09-22 15:44
外貿(mào)公司中有很多崗位是需要協(xié)助外貿(mào)業(yè)務(wù)員做單據(jù)的工作，比較繁瑣，并且都是數(shù)字，很容易出錯。
所以有什么小竅門可以提高做單據(jù)的工作效率，并且保持準確度，減少失誤呢？
這個工作說簡單也簡單，說難也難，雖然主要是一些paper work，但是需要對外貿(mào)流程非常熟悉，了解每個單據(jù)的作用、功能和要求，對單據(jù)和實際業(yè)務(wù)之間的關(guān)系要熟知，做單據(jù)的時候能夠抓住重點。比如出口發(fā)票的作用就是出口報關(guān)和客戶支付貨款，所以一定要做好數(shù)字的核對和校驗。
除此之外，我們也可以多準備一些單據(jù)和文件的模板。很多單據(jù)和文件都有固定的模板和要求，我們可以梳理好這些模板，那之后的工作效率就會提高。下面給大家小竅門，可以酌情參考學習哦！
1. 規(guī)范單據(jù)編號
單據(jù)的編號盡量規(guī)范系統(tǒng)。比如發(fā)票號不能重號，如果給同一個客戶的發(fā)票號重號，對方會覺得這張發(fā)票已經(jīng)支付過了，就會不著急處理。等到我們催款的時候，也會混淆這些發(fā)票。
2. 注意數(shù)字后的單位
對數(shù)字后面跟著的單位要格外認真地檢查。我們經(jīng)常在修改單據(jù)的時候都是在原有單據(jù)上修改，如果之前的單位是噸，而這次要做的單位是千克，如果只修改了數(shù)字忘記修改單位，那也會造成很大的損失。
3. 單據(jù)工作也要有優(yōu)先級
在做單據(jù)工作的時候也要有優(yōu)先級的分寸感。比如有一些急著出貨的，那么首先就是要拿到裝箱數(shù)據(jù)制作貨運委托書訂艙，這個數(shù)據(jù)不需要精確到每一個箱子，明確大致的總體積、總重量、整箱還是拼箱就可以了。有這些數(shù)據(jù)之后就可以制作貨運委托書了，然后讓貨代馬上訂艙。等我們有時間了再仔細做出貨用的裝箱單、發(fā)票和報關(guān)單等等。
如果客戶在日韓等距離較近的國家，那發(fā)貨之后馬上就把單據(jù)寄出，因為貨也是2-3天就到了；如果客戶在歐美，那單據(jù)稍微晚點基礎(chǔ)也沒所謂，因為船在海上至少也要運輸2周，時間沒有那么緊急。
但是如果信用證交單日是7天，那我們出貨之前就要把基本單據(jù)準備好，等提單一收到就馬上交單。
4. 盡量提前準備單據(jù)工作
我們的單據(jù)工作盡量提前去準備。比如合同簽訂之后就可以把客戶信息、貨物信息、港口信息、嘜頭、提單要求等輸入一些發(fā)票或者其他單據(jù)的草案，這樣出貨之前做單據(jù)壓力就會小一點，也會提高準確率。
5. 養(yǎng)成良好的存檔、記錄、索引習慣
養(yǎng)成良好的存檔習慣是做外貿(mào)文職工作的一個非常重要的事情。經(jīng)常有一些事情口頭說完或者電話確認之后，沒有進行書面的記錄，最后導致有些事情忘記，造成損失。
6. 外貿(mào)知識和基本的英語能力
需要對運輸、保險、裝箱和財務(wù)工作有一定的了解。當然還要足夠的細心和耐心，自己要多檢查幾次。
單據(jù)工作屬于基礎(chǔ)的外貿(mào)工作，能夠把單據(jù)工作做好也是很不容易的。通過單據(jù)工作是可以學到很多外貿(mào)知識，對外貿(mào)流程有非常直接的認知，很多外貿(mào)崗位都是從做單據(jù)起步的。所以，做好單據(jù)，其實也是做外貿(mào)的基礎(chǔ)。
（來源：網(wǎng)易外貿(mào)通 ）
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