搭建一個(gè)高效的電商企業(yè)，需要做這10件事

在討論電商時(shí)，人們經(jīng)常會(huì)問(wèn)以下三個(gè)問(wèn)題：

如何建立一個(gè)成功的電商企業(yè)？

怎樣才能使我的業(yè)務(wù)順利運(yùn)行？

如何才能打出名氣？

注意以下10個(gè)關(guān)鍵要素，能幫你創(chuàng)建一個(gè)有組織且成功的電商企業(yè)：

1、虛擬助手

運(yùn)行電商業(yè)務(wù)時(shí)最大的錯(cuò)誤就是沒(méi)有使用虛擬助手。在這么一個(gè)數(shù)字時(shí)代，你可以把任何東西外包給任何人。

不懂得把任務(wù)委托出去，是許多電商賣(mài)家失敗的核心原因之一。畢竟，并非親力親為就能避免錯(cuò)誤。

而且運(yùn)行電商業(yè)務(wù)常常要跟大量的電子郵件打交道，與制造商通信、與亞馬遜合作等，這些事可能耗費(fèi)掉你大量的時(shí)間。

學(xué)會(huì)將任務(wù)委派給你的虛擬助手，能讓你有更多時(shí)間專(zhuān)注于業(yè)務(wù)上的其他重要方面。

如果你覺(jué)得電商銷(xiāo)售很難，而且你的時(shí)間嚴(yán)重不足，你可能缺少一個(gè)虛擬助手。

2、公司的Wiki（維基）社群

現(xiàn)在每個(gè)人都以各自的方式使用維基百科（Wiki）。無(wú)論是為了贏(yíng)得朋友之間的辯論，還是學(xué)習(xí)新的東西。

你也可以在建立一個(gè)類(lèi)似Wiki的社群，來(lái)幫助你自己和你的員工。

數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)電商團(tuán)隊(duì)花費(fèi)19％的工作時(shí)間查找他們不明白的東西的答案。

有了公司自己的wiki社群，你可以把各類(lèi)資料，包括電子郵件模板、使用指南、視頻教程、公司歷史、經(jīng)常使用的電子郵件地址等放上去。

這樣不僅讓你的生活更輕松，還能讓與你一同工作員工更輕松。

在技術(shù)方面，你可以使用Google Sites（一個(gè)側(cè)重于團(tuán)隊(duì)協(xié)作的網(wǎng)站編輯工具），利用它你可輕易創(chuàng)建一個(gè)你的wiki團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站。

3、任務(wù)管理系統(tǒng)

如果你正在運(yùn)行電商業(yè)務(wù)，你需要使用任務(wù)管理系統(tǒng)。通常，你需要管理分配數(shù)以百計(jì)的任務(wù)。上一條提到的社群和Asana或Slack這樣的任務(wù)管理系統(tǒng)相結(jié)合，能成功地把你的業(yè)務(wù)系統(tǒng)化。

你只需登陸平臺(tái)，就能了解每個(gè)與你業(yè)務(wù)相關(guān)的人，找出他們的任務(wù)和接下來(lái)需要做的事情。通過(guò)平臺(tái)，員工還能與你分享每日、每周和每月的工作情況。

在你的電商業(yè)務(wù)中使用任務(wù)管理系統(tǒng)有兩大好處：

更好地進(jìn)行管理

通過(guò)使用Asana這樣的任務(wù)管理系統(tǒng)，你可以輕松運(yùn)營(yíng)自己的業(yè)務(wù)。

與使用電子郵件分配任務(wù)相比，Asana更加高效。

系統(tǒng)化將提高你的業(yè)務(wù)效率

當(dāng)你開(kāi)始使用任務(wù)管理系統(tǒng)時(shí)，你才會(huì)意識(shí)到你浪費(fèi)了多少生產(chǎn)力。

你無(wú)需使用Skype與虛擬助手通話(huà)，也不用任何其他通信工具。一切都能在A(yíng)sana上完成。

你可以很容易地把你的任務(wù)分到不同的項(xiàng)目或部門(mén)，如“內(nèi)容營(yíng)銷(xiāo)”或“產(chǎn)品開(kāi)發(fā)”，讓你的業(yè)務(wù)井然有序地進(jìn)行。

4、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)

許多電商賣(mài)家的企業(yè)往往缺乏結(jié)構(gòu)和組織性。為什么？

很多人自以為擁有的只是一個(gè)小企業(yè)，僅有一兩個(gè)雇員，不需要建立一個(gè)正式的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。但制定更小的業(yè)務(wù)分類(lèi)一直很重要的，你可以先創(chuàng)建一個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖，如下圖：

如上圖，根據(jù)功能、任務(wù)進(jìn)行劃分，可以把公司組織劃分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、管理等。

這個(gè)圖表會(huì)你必須完成的任務(wù)，使你對(duì)所有部門(mén)有一個(gè)基本的概念，對(duì)于未知的部分，可以先留空。

下面是更新后的圖表，展示市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)需要完成的不同任務(wù)：

通過(guò)上圖，你就知道網(wǎng)站或產(chǎn)品推廣需要執(zhí)行哪些任務(wù)。

當(dāng)你想雇用某個(gè)具有特定功能的員工，或缺乏哪方面的人才時(shí)，你可以在表中添加一些假名提醒自己，如下圖所示：

當(dāng)你雇用更多的人，你可以寫(xiě)下他們的真實(shí)姓名去掉假名，而不必花更多的時(shí)間來(lái)決定哪個(gè)位置適合他們。

你可能會(huì)想，為什么要提前考慮未加入公司的人，創(chuàng)建一個(gè)未來(lái)的組織結(jié)構(gòu)圖，而不是現(xiàn)在的組織結(jié)構(gòu)圖呢？

繪制你當(dāng)前公司情況的組織結(jié)構(gòu)圖，你可能會(huì)將多余任務(wù)分配給自己。但如果你創(chuàng)建了一張有關(guān)未來(lái)的組織結(jié)構(gòu)圖，那么重點(diǎn)就是增加更多的人。你將花時(shí)間考慮你的未來(lái)目標(biāo)，未來(lái)的商業(yè)愿景，并想象在未來(lái)幾年你想成為什么樣的人。

5、電子郵件和應(yīng)用程序套件

你有沒(méi)有遇到過(guò)使用johnsmith@yahoo.com或joesmith@gmail.com等免費(fèi)電子郵件的公司？

遇到時(shí)你的第一個(gè)想法是什么？不專(zhuān)業(yè)？也許這是一個(gè)新的公司，需要自己的域名？

很多人電商賣(mài)家抱怨，他們不知道為什么無(wú)法取得電商銷(xiāo)售的成功，而他們中的大多甚至沒(méi)有投資專(zhuān)業(yè)的電子郵件服務(wù)，仍然使用免費(fèi)的Hotmail，Yahoo或Gmail帳戶(hù)。

試想你已經(jīng)列出了一天的任務(wù)，現(xiàn)在你必須將人物分享給團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人。你需要消耗多少時(shí)間添加每個(gè)人郵件地址？

這就是為什么建議你花錢(qián)使用專(zhuān)業(yè)和可擴(kuò)展的電子郵件服務(wù)。G Suite就是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

使用G Suite，你可以輕松地為員工創(chuàng)建電子郵件地址，隨時(shí)添加更多信息，并完全控制其帳戶(hù)。所有的賬戶(hù)都在一個(gè)單一的域名下。

6、密碼管理器

大多數(shù)情況下，你需要將任務(wù)委托給員工，這些任務(wù)可能涉及一些敏感賬戶(hù)的秘密，你并不想共享出去。特別是當(dāng)這些員工離開(kāi)公司后，你必須修改與他們分享的所有密碼。而且通過(guò)電子郵件和聊天信使發(fā)送敏感密碼也存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

但有些方法可以解決這些問(wèn)題，例如使用LastPass密碼管理器，能保證你將密碼共享給員工時(shí)，不會(huì)泄露。

使用LastPass，員工須下載一個(gè)插件到他們的網(wǎng)頁(yè)瀏覽器上，直接鏈接到你的LastPass帳戶(hù)。這將使你的員工可以輕松地連接你正在使用的工具，插件會(huì)自動(dòng)登錄，而不會(huì)顯示實(shí)際的密碼。

使用LastPass，你還可以控制哪些密碼可以被訪(fǎng)問(wèn)，甚至可以根據(jù)任務(wù)需要，對(duì)訪(fǎng)問(wèn)帳戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)。

7、標(biāo)準(zhǔn)操作流程（SOP）

經(jīng)常有電商賣(mài)家炫耀自己花費(fèi)了多少時(shí)間撰寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)操作程序。

標(biāo)準(zhǔn)操作程序是任何公司的重要組成部分。對(duì)于電商公司，具體的操作流程幫助你和你的虛擬助理無(wú)縫完成日常工作。

為了確保SOP的準(zhǔn)確，你可以制作自己任務(wù)操作過(guò)程的視頻，視頻將記錄所有的操作細(xì)節(jié)，你可以使用Camtasia、SOPZY或LOOM等工具來(lái)創(chuàng)建視頻。

然后，你的虛擬助手可以觀(guān)看視頻，為你寫(xiě)出SOP。他還可以使用視頻來(lái)創(chuàng)建各個(gè)重要流程的操作截圖。

建議不要自行撰寫(xiě)SOP，這將浪費(fèi)你大量的時(shí)間。

8、反饋會(huì)議

在任何業(yè)務(wù)領(lǐng)域，團(tuán)隊(duì)會(huì)議都是必要的。如果你沒(méi)能經(jīng)常與團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)，互通訊息，那么員工業(yè)務(wù)能力低下，或無(wú)法達(dá)標(biāo)只能怪你自己。因?yàn)槟惚憩F(xiàn)出的態(tài)度不夠認(rèn)真，而你的團(tuán)隊(duì)也會(huì)松懈下來(lái)。

建議你除了每個(gè)月底開(kāi)展月度會(huì)議以外，再挑出額外的時(shí)間來(lái)了解員工的表現(xiàn)，和他們正在進(jìn)行的任務(wù)。

你可以在任務(wù)管理系統(tǒng)中創(chuàng)建循環(huán)任務(wù)。這些周期性任務(wù)主要可以在周一或周三發(fā)布，并通知員工任務(wù)更新，借此機(jī)會(huì)與他們談?wù)勎磥?lái)的目標(biāo)，工作方向等。

另外，創(chuàng)建一些表格，如每日?qǐng)?bào)告和每周報(bào)告。這些報(bào)告中最重要的部分是詢(xún)問(wèn)員工的一天（或一周）中的情況。借助這些表格，你可能提前發(fā)現(xiàn)員工對(duì)自己工作的不滿(mǎn)，或有離職的動(dòng)向。作為老板，你應(yīng)該和他們談?wù)?，看看自己能做什么?

9、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）

關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）非常重要，它們將直觀(guān)地展示你的業(yè)務(wù)表現(xiàn)。

建議你每月為團(tuán)隊(duì)設(shè)定一個(gè)績(jī)效指標(biāo)（KPI）。

10、愿景

對(duì)自己的業(yè)務(wù)抱有遠(yuǎn)大的目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)的力量是巨大的。比如你希望你的企業(yè)在五年內(nèi)到達(dá)什么樣的程度。如上文提到的，為自己構(gòu)建一個(gè)詳盡的未來(lái)公司組織結(jié)構(gòu)圖，你將清楚地知道自己下一步需要做的事情。

總結(jié)

如果你想取得電商業(yè)務(wù)的成功，首先你需要擺正自己的角度，把自己的公司當(dāng)做一家嚴(yán)肅的企業(yè)來(lái)對(duì)待，因?yàn)橹挥羞@樣你才能為即將到來(lái)的一切做好準(zhǔn)備。

（編譯/雨果網(wǎng) 吳小華）