[干貨分享]如何籌備一場(chǎng)線下的海外展會(huì)？籌備海外展會(huì)需要做哪些準(zhǔn)備？

相信每一個(gè)品牌商對(duì)于展會(huì)都不陌生，有些做的比較好的大企業(yè)會(huì)有專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人來(lái)統(tǒng)籌展會(huì)。但是很多初創(chuàng)型公司基本都是一人身兼數(shù)職。所以，即便是參加展會(huì)，也可能是其他崗位上調(diào)派過(guò)來(lái)臨時(shí)上崗負(fù)責(zé)的。那么這個(gè)時(shí)候就有必要了解一下如何去籌備一場(chǎng)線下展會(huì)了。

首先，我們需要了解一下展會(huì)的定義以及展會(huì)的類(lèi)型。

展會(huì)的定義

百度百科給出的定義是為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進(jìn)銷(xiāo)售、傳播品牌而進(jìn)行的一種宣傳活動(dòng)。筆者想對(duì)此進(jìn)行補(bǔ)充一下。 按照展會(huì)的類(lèi)型去劃分的話，有一些展會(huì)就是純粹的交易會(huì)，還有促銷(xiāo)會(huì)，并不是以宣傳為目的或者核心，不是一種宣傳活動(dòng)，而是一種交易活動(dòng)。

所以筆者這里想把定義補(bǔ)充為以下： 展會(huì)指為了給商家提供展示產(chǎn)品和技術(shù)，拓展渠道，促進(jìn)銷(xiāo)售，傳播品牌而進(jìn)行的一種營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)。（有宣傳，有銷(xiāo)售。宣傳的最終目的也還是為了銷(xiāo)售。）

知道了以上定義，我們需要了解展會(huì)的類(lèi)型有哪些。一般情況下，國(guó)內(nèi)的展會(huì)都是直接跟主辦方進(jìn)行溝通聯(lián)系的，相對(duì)比較便捷。而國(guó)外的展會(huì)一般都是跟代理商去溝通，直接跟主辦方溝通的不多，但也會(huì)涉及。由于距離跟語(yǔ)言的差異，那么海外的展會(huì)相對(duì)來(lái)說(shuō)在籌備過(guò)程中就要比國(guó)內(nèi)展會(huì)復(fù)雜。今天，我們就來(lái)了解一下，海外的展會(huì)類(lèi)型有哪些，應(yīng)該如何籌備。

海外展會(huì)類(lèi)型，從規(guī)模上劃分大致可以概括為以下三種：

1. 國(guó)際性大展會(huì)，時(shí)長(zhǎng)較久：例如：美國(guó)CES展，德國(guó)慕尼黑High-end音響展，香港春季電子展，巴塞羅那世界移動(dòng)通信大會(huì)MWC等等。這種展會(huì)一般會(huì)分為光地，72平， 36平，24平，還有標(biāo)準(zhǔn)攤位18平以及9平。當(dāng)然，特別大的展會(huì)也會(huì)有更大面積的光地?cái)偽弧?

2. 區(qū)域性質(zhì)小展會(huì)：比如：烏克蘭CEE Spring, 俄羅斯消費(fèi)電子展等。此類(lèi)型的展會(huì)，因?yàn)橐?guī)模比較小，一般只針對(duì)當(dāng)?shù)貐⒄股?，此時(shí)，多以標(biāo)準(zhǔn)攤位為主，光地較少，也不會(huì)有特大面積的攤位。

3. 小型路演：基本每個(gè)國(guó)家都會(huì)有路演活動(dòng)。路演不是在路邊擺攤的意思。而是一場(chǎng)以銷(xiāo)售為目的的，以小攤位形式的將各參展商聚集起來(lái)的小型活動(dòng)。路演一般針對(duì)代理商比較多，主要以售賣(mài)為主，攤位一般較小，大部分是標(biāo)配桌子，攤位。

不管是多大規(guī)模的展會(huì)，我們首先要明確企業(yè)參加當(dāng)前展會(huì)的目的。為了發(fā)布新品，為了維持品牌形象，為了結(jié)識(shí)更多的渠道商等。

展會(huì)的流程一般分為：筆者根據(jù)展會(huì)的流程，將展會(huì)分為3個(gè)部分：展前，展中和展后。

01、展前

如上圖，展前又分為以下幾個(gè)部分：

前期籌備：我們可以將一場(chǎng)展會(huì)作為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)跑。有統(tǒng)籌展會(huì)的負(fù)責(zé)人，但是一場(chǎng)完整的展會(huì)也需要其他部門(mén)的協(xié)助，所以就會(huì)設(shè)計(jì)到項(xiàng)目其他成員的溝通和分工。因此，我們需要先做一個(gè)項(xiàng)目清單。

此份項(xiàng)目清單要包含：項(xiàng)目階段，項(xiàng)目名稱(chēng)，項(xiàng)目?jī)?nèi)容，完成時(shí)間，負(fù)責(zé)人，備注。

除了項(xiàng)目清單，我們還需要準(zhǔn)備：

展會(huì)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議：確定參展，以及展會(huì)面積，展會(huì)位置，展會(huì)主題，主推產(chǎn)品，參展人員等。

費(fèi)用預(yù)算：包括：展位費(fèi)，搭建費(fèi)，交通和食宿費(fèi)，簽證費(fèi)，其他需采購(gòu)費(fèi)用（一般海外展會(huì)都需要租賃wifi上網(wǎng)設(shè)備）；

展會(huì)主題：確定主推產(chǎn)品，確定展會(huì)的主題相當(dāng)于確定此次展會(huì)的目的，例如，是否有主要推的新品，可以借機(jī)做新品發(fā)布；是否有主推的新技術(shù)？可以借機(jī)炒起噱頭等；

搭建方案確定：根據(jù)公司的產(chǎn)品以及對(duì)展會(huì)的要求，預(yù)算以及展館的平面圖，展會(huì)的位置，可以聯(lián)系幾家不同的展會(huì)搭建公司出設(shè)計(jì)方案，然后分別讓他們報(bào)價(jià)，最終幾家修改比較之后確定搭建方案；

簽證：一般簽證要提前準(zhǔn)備，港澳的展會(huì)要提前準(zhǔn)備通行證和簽注；

P. S：很多海外的展會(huì)是可以申請(qǐng)展會(huì)補(bǔ)貼的。一定要注意展前跟主辦方溝通好，有些資料是在展前的時(shí)候就要保存好的。

設(shè)計(jì)相關(guān)：邀請(qǐng)函設(shè)計(jì)，背景墻設(shè)計(jì)，易拉寶設(shè)計(jì)，價(jià)格牌設(shè)計(jì)，產(chǎn)品宣傳手冊(cè)（產(chǎn)品目錄折頁(yè)等 ），其他一切有關(guān)設(shè)計(jì)的都可以歸為這一類(lèi)，且注意時(shí)間相應(yīng)要早點(diǎn)準(zhǔn)備，有些可能涉及物料的設(shè)計(jì)的需要提前安排制作。

其次是展品相關(guān)：包括，參展產(chǎn)品申請(qǐng)，檢測(cè)，物料準(zhǔn)備，打包運(yùn)輸?shù)取＝ㄗh可以帶一些U盤(pán)提前拷貝好相關(guān)資料，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)遇到比較優(yōu)質(zhì)的客戶可以贈(zèng)送，客戶回去直接可以拿到需要相關(guān)信息。

多啰嗦一句，參展產(chǎn)品要有參展產(chǎn)品清單，物料要有物料清單！

項(xiàng)目相關(guān)：指的是展會(huì)籌備項(xiàng)目進(jìn)度需要召開(kāi)項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議以確保每個(gè)事項(xiàng)都是按照計(jì)劃進(jìn)行的，以放有疏漏或者意外，需提前準(zhǔn)備。

邀請(qǐng)函相關(guān)：參加展會(huì)，銷(xiāo)售人員需要邀約客戶，市場(chǎng)人員需要邀約媒體到場(chǎng)，此時(shí)就需要發(fā)邀請(qǐng)函，一般海外展會(huì)最好都發(fā)布3次，展會(huì)前一個(gè)半月或者兩個(gè)月的時(shí)候一次，展會(huì)前一個(gè)月一次，臨到展會(huì)跟前一個(gè)星期再發(fā)布一次。有些較遠(yuǎn)的客戶需要提前準(zhǔn)備簽證安排時(shí)間等，所以需要提前發(fā)，但有些近的可能到跟前的時(shí)候忘記了或者有些臨時(shí)調(diào)整了時(shí)間，所以需要再次提醒。另外，官網(wǎng)及社交媒體也要同步發(fā)布邀請(qǐng)函及展會(huì)相關(guān)信息。

市場(chǎng)考察：去一次海外展會(huì)勞民傷財(cái)距離遙遠(yuǎn)，坐一次飛機(jī)不容易，你如果只是去參加個(gè)展會(huì)就有點(diǎn)虧了?？梢猿脜⒓诱箷?huì)的時(shí)候?qū)?dāng)?shù)丶爸苓吺袌?chǎng)考察一下，去到當(dāng)?shù)厍懒私獾男畔⒁染W(wǎng)上來(lái)得更真實(shí)。定好自己考察的時(shí)間計(jì)劃，提前安排交通住宿等會(huì)比較便宜。

布展：展前最后一步就是到了臨開(kāi)展前這一兩天的布展時(shí)間。一定記得要提前去催搭建商搭建進(jìn)度！提前催搭建商搭建進(jìn)度！提前催搭建商搭建進(jìn)度！重要的事情說(shuō)三遍。你會(huì)發(fā)現(xiàn)同一個(gè)搭建商在同一場(chǎng)展會(huì)可能會(huì)有20個(gè)展位要搭建，如果你不催進(jìn)度，他們就優(yōu)先去別的位置搭建，你的展位可能就只分配幾個(gè)人干活磨蹭！到最后會(huì)在匆匆忙忙中倉(cāng)促收工，搭建效果可想而知，并且也會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤和細(xì)節(jié)問(wèn)題。所以，一定要有人跟著搭建商！

一定要記得提前核查所需物料及新品開(kāi)發(fā)的節(jié)奏，有些物料不足且制作交期較長(zhǎng)的需要提前規(guī)劃；重要的新品最好在展會(huì)的時(shí)候全部都能在現(xiàn)場(chǎng)，哪怕只有1-2個(gè)樣品；客戶信息登記的本子一定要有。

02、展中

最復(fù)雜的部分其實(shí)是在展前，最忙的部分是在展中。到了開(kāi)展的時(shí)候你會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)候你連吃飯的時(shí)間都沒(méi)有。展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)很多人，但是去國(guó)外參展的企業(yè)一般不會(huì)去很多人，這樣現(xiàn)場(chǎng)可以接待客戶以及其他事項(xiàng)處理的人就非常少，基本都是輪流上廁所，輪流吃飯的。人少了甚至連吃飯都顧不得。所以，一定要提前計(jì)劃好，客戶接待，媒體接待最好都錯(cuò)開(kāi)時(shí)間，不要都撞了。另外，除了這些，還要有后勤，當(dāng)然一般都是其他人接待客戶的時(shí)候你負(fù)責(zé)后勤，你接待客戶的時(shí)候其他人負(fù)責(zé)后勤，后勤一般都是整理展品，端茶倒水，主辦方對(duì)接這些；

另外就是現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)素材！切記，你參加這場(chǎng)展會(huì)不只是去到現(xiàn)場(chǎng)就完了，還要利用一切機(jī)會(huì)拍照，拍視頻，用于后期的宣傳素材！另外，展中的時(shí)候要安排專(zhuān)人進(jìn)行展中帖子報(bào)道?？梢允菄?guó)內(nèi)的其他同事。

這里溫馨提示一下：現(xiàn)場(chǎng)你會(huì)接待很多客戶，也會(huì)搜集到很多名片，一定要記得交換完名片之后最好能馬上加個(gè)SNS好友，然后拍張合照，加完好友將2人合照以及名片發(fā)給對(duì)方先介紹一下自己。要不然，你接待那么多客戶可能會(huì)弄混，而那些逛展的，見(jiàn)的人更多，可能一轉(zhuǎn)眼他就把你忘記了。所以一定要記得留個(gè)證明到時(shí)候可以提示一下，也不至于后期聯(lián)系的時(shí)候?qū)Σ簧咸?hào)就尷尬了。

另外，最好在接待客戶之后遇到的問(wèn)題馬上隨手記在本子上或者手機(jī)記一下，展會(huì)結(jié)束后可以總結(jié)反饋。

03、展后

展后幾點(diǎn)重要的就是 撤展， 展后新聞發(fā)布，展品核對(duì)歸還；客戶資料整理，媒體資料整理，展會(huì)總結(jié)。

記得參加展會(huì)的目的不只是給到現(xiàn)場(chǎng)的人去展示品牌的產(chǎn)品，更主要的是給那些沒(méi)有到現(xiàn)場(chǎng)的觀眾看，此次展會(huì)多么成功，品牌多么受歡迎，XXX產(chǎn)品備受好評(píng)等等，要拍攝比較好的照片和視頻用來(lái)展會(huì)之后發(fā)新聞給那些沒(méi)有參加展會(huì)的人看，讓他們加深對(duì)品牌方的了解，同時(shí)也是為了再營(yíng)銷(xiāo)的一個(gè)話題。

切記客戶資料整理是重中之重。客戶資料就是你此次參加展會(huì)的收獲，會(huì)馬上或者后續(xù)給你帶來(lái)銷(xiāo)售額的，一定要優(yōu)先整理。但一定不要馬上就發(fā)郵件。原因是，你撤展回來(lái)國(guó)內(nèi)了，不代表客戶就一定回到了，你回來(lái)參展很累休息一下，客戶也需要休息一下。你馬上發(fā)了郵件別人也沒(méi)時(shí)間看，反而可能會(huì)沉到下面容易被忽視。最好是在展會(huì)結(jié)束一個(gè)星期左右的時(shí)間去聯(lián)系，這樣不至于太早，也不至于太晚忘記。

媒體資料整理：對(duì)于市場(chǎng)人員來(lái)說(shuō)，媒體就是此次展會(huì)的收獲。將展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)接觸到的媒體全部整理出來(lái)，切記在自己的展后新聞素材準(zhǔn)備好之后開(kāi)始聯(lián)系媒體。跟對(duì)方打招呼的聯(lián)系順便讓媒體幫忙轉(zhuǎn)載新聞，以增加品牌的曝光度。

以上為筆者關(guān)于線下展會(huì)籌備的分享，不能保證對(duì)于每個(gè)人都適用，但筆者希望大家都能學(xué)到有用的信息。（來(lái)源： 跟我學(xué)推廣）

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