4個不同情況下向客戶道歉/致歉的電子郵件模板

在外貿行業(yè)中，難免會出各樣的錯誤或問題，但當事情發(fā)生后，無論你或團隊多么訓練有素，仍然可能給客戶帶來不便。在這些情況下，向受影響的客戶發(fā)送道歉郵件是建立或維持信任關系的必要條件。

人都有為自己辯護的本能，希望讓別人相信你所做的只是一時的錯誤，而不是經常發(fā)生的事情。這就是為什么我們看到了很多半心半意的道歉，這讓人們感到沮喪。

因此，為了幫助你寫一封高質量的道歉信給你的客戶，我們精心準備了4個道歉郵件模板。另外，你還可以找到如何寫給客戶的道歉信的技巧，這樣你就可以修改模板或自己寫郵件了。

01 如何寫一封給客戶的道歉信

你首先需要知道這8個道歉信的技巧：

1. 要積極主動 與客戶投訴回復郵件相反，道歉可能是你自己主動的。想象一下：客戶收到了一個有問題的產品，然而客戶并沒有投訴，他們可能只是決定不再從你這里購買。那么，你就需要給他們發(fā)一個能引起共鳴的道歉信。

2. 承認你的錯誤 如果你已經決定要道歉，就沒有理由為你的公司辯護或找借口。只需承認你的團隊犯了錯，并解釋發(fā)生了什么，不要低估錯誤的代價。

3. 直接認錯 在 I’m sorry 或 We’re sorry 之后的任何話都有可能否定道歉，比如：I’m sorry you feel this way 可能會被理解為把責任推給對方；I’m sorry if I made a mistake 聽起來好像你沒有真正承認你犯了一個錯誤。最重要的是你要真誠地道歉。

4. 避免有權威性或咄咄逼人 當別人拒絕你的道歉時，你會委屈和煩躁，但這是他們的特權。避免使用 Please accept my apology 或 Be advised that our company doesn’t do this often 這樣的短語。你只管真誠地道歉，然后讓客戶直接決定怎么想或怎么回應。

5. 注入一些自嘲式的幽默（如果錯誤不是很敏感的話） 有時候如果你的團隊所犯的錯誤（或給客戶帶來的不便）并不太嚴重。在這種情況下，寫一封有趣和輕松的道歉郵件也是可以的。

6. 采取行動重建被破壞的信任 這是你給客戶的道歉信的一個重要方面。它表明你不是只說不做。在可能的情況下，行動計劃、經濟補償、折扣都是好主意。

7. 由合適的人發(fā)送電子郵件 讓誰來道歉取決于錯誤的嚴重程度。對于一個嚴重的錯誤，郵件應該由高管或者至少是團隊領導來簽署。對于不太嚴重的錯誤，可以由團隊成員發(fā)送，也可以用公司公共郵箱（比如：info@company.com）群發(fā)道歉信。

8. 要保持謙虛 即使你遵循上面的提示，你的態(tài)度也可能會影響道歉郵件的語氣。因此，一定要試著站在客戶的角度去理解他們的感受，或者找其他人來審查你寫的東西。同理心對于謙遜是至關重要的。

02 如何使用我們給客戶的道歉郵件模板

我們?yōu)樗姆N不同情況創(chuàng)建了客戶道歉郵件模板：

1. 為一個嚴重的錯誤向個別客戶道歉

2. 為一個小錯誤向個別客戶道歉

3. 為一個嚴重的錯誤向多個客戶道歉

4. 為一個小錯誤向多個客戶道歉

請記?。横槍π″e誤的道歉郵件的語氣是略帶幽默和自嘲的，所以可能不適合你的品牌，請確保修改語氣以符合你公司的口吻。

第11485號外貿信函模板 ：針對一個嚴重的錯誤向某個客戶道歉的郵件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 簡單描述錯誤]. Our team tries to offer the best product/service, but we failed this time. I realize we [state briefly the impact your mistake had on the customer 簡要說明你的錯誤對客戶產生的影響] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加簡要的解釋], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, we’re sending you [offering 某種形式的補償]. While we know it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.

Thank you for your patience. Let me know if I can help in any way.

第11486號外貿信函模板 ：針對一個小錯誤向某個客戶道歉的郵件模板

We screwed up!

Hi [Customer name],

I’m sorry to say we kind of screwed up – we realized we [briefly state mistake 簡單描述錯誤]. Oops!

As an apology, you can enjoy [offering 某種形式的補償].

Have a great day,

第11487號外貿信函模板 ：針對一個嚴重的錯誤向多個客戶道歉的郵件模板

We sincerely apologize

Hi [Customer name],

I want to apologize for [briefly state mistake 簡單描述錯誤]. Our team tries to offer the best service, but we failed this time. I realize we caused [generic issues that impacted customers 描述對客戶們造成了影響的普遍問題] and I’m very sorry.

This was likely caused by [add brief explanation 添加簡要的解釋]], but, regardless, we should have handled this better.

We’re all aware of what happened and will take extra care in the future. As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [explain offering 解釋你們做出的補償是什么].

Thank you for your patience. We’ll make sure we grow and learn from this.

[Your name]

第11488號外貿信函模板 ：針對一個小錯誤向多個客戶道歉的郵件模板

We blew it!

Hi [Customer name],

We blew it!

You may have seen that [explain mistake 簡單解釋錯誤] – this was an annoying slip-up on our part.

We’re sorry!

As a way to ask for your forgiveness, we’re offering [offering 某種形式的補償].

We promise to be more careful and eat all our vegetables from now on.

（來源：紅板磚開發(fā)信）

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（來源：紅板磚開發(fā)信）