每天郵件這么多，該如何有效地管理郵件？

郵件是外貿(mào)業(yè)務(wù)員跟進(jìn)客戶的重要渠道，經(jīng)常用郵箱工作的朋友都有感觸：

“工作時(shí)間長(zhǎng)了之后，郵件太多，找起東西來實(shí)在不方便，還占用空間。有時(shí)候想刪掉一些用處不大的郵件，但面對(duì)郵件“茫茫大海”，卻不知道該從哪里開始整理?！?/span>

那么，有什么好的方式可以把郵件快速分類整理嗎？

答案是有的。其實(shí)只要把郵箱綁定在OKKI CRM上，可以快速高效地將郵件進(jìn)行歸類，一起來看看吧。

1、客戶郵件自動(dòng)歸類

完成客戶建檔之后，OKKI CRM會(huì)自動(dòng)把與客戶的往來郵件進(jìn)行歸類，并按照“客戶分組、客戶來源、客戶狀態(tài)、客戶類型、客戶星級(jí)、客戶活躍度”這幾個(gè)類別整齊劃分好。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

在每個(gè)分類旁邊，還會(huì)自動(dòng)顯示該分類的具體客戶數(shù)、未讀郵件數(shù)，方便業(yè)務(wù)員查閱。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

2、自動(dòng)給郵件打標(biāo)簽

“給郵件打標(biāo)簽“可以理解為業(yè)務(wù)員自己對(duì)這封郵件做的一個(gè)小標(biāo)記。

如果是一些重點(diǎn)業(yè)務(wù)郵件，如詢盤、報(bào)價(jià)、PI、CI、PL、水單等，OKKI CRM會(huì)自動(dòng)識(shí)別并打上標(biāo)簽。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

舉個(gè)例子，如果是阿里巴巴國際上來的詢盤郵件，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)打上“平臺(tái)詢盤”的標(biāo)簽。如果郵件標(biāo)題、內(nèi)文或附件中含有“PI”字樣，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)識(shí)別并打標(biāo)簽，方便業(yè)務(wù)員。

要是想要自定義標(biāo)簽，OKKI CRM也支持自定義標(biāo)簽和顏色，比如按客戶風(fēng)格，可以設(shè)置為“守時(shí)”、“干脆利落”、“爽快大方”等類型。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

3、文件夾自動(dòng)歸類

文件夾可用作于郵件分類和高效管理郵件類型。比如重要客戶發(fā)來的郵件，都在收件箱比較分散，可以通過創(chuàng)建文件夾進(jìn)行歸檔。

常規(guī)的郵箱管理軟件都會(huì)有文件夾的功能，但OKKI CRM更為智能，可以通過設(shè)置收件規(guī)則，讓郵件自動(dòng)歸類到對(duì)應(yīng)文件夾里。

舉個(gè)例子，在“收件規(guī)則”中設(shè)置好，當(dāng)發(fā)件人是客戶分組中的VIP客戶、且郵件中含有“報(bào)價(jià)”字樣，系統(tǒng)就會(huì)把這封郵件自動(dòng)歸檔到“重要客戶文件夾”中，并打上“報(bào)價(jià)”標(biāo)簽。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

4、按角色自動(dòng)分類

為了方便業(yè)務(wù)員查看不同類型的郵件，在郵件列表的上方，還會(huì)根據(jù)不同角色類別（客戶、同事、通訊錄）自動(dòng)分類，方便業(yè)務(wù)員快速查看。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

5、兩個(gè)隱藏郵件功能

（1）待處理郵件提醒

待處理郵件類似于一個(gè)郵件提示的功能，提示我們什么時(shí)候去處理某封郵件。比如公司下達(dá)了郵件通知，業(yè)務(wù)員跟進(jìn)客戶暫時(shí)沒時(shí)間去查看郵件，可以設(shè)置為待處理郵件。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

（2）重要郵件打釘

如果有一些需要反復(fù)查看的重要郵件，比如客戶那邊發(fā)的報(bào)價(jià)資料，可以用打釘功能固定住，再通過快捷按鈕查找就非常方便。

（圖片來源：OKKI CRM測(cè)試賬號(hào)）

6、小結(jié)

通過以上的方法，瑣碎的郵件一下就被整齊分類啦！

總之，把郵件用好，查找起來更方便，所有的工作分類也都能一目了然，將會(huì)大大提升業(yè)務(wù)員的工作效率。

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（編輯：江同）

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